نیوز تیکر:

خودارزیابیEFQM  ، یک بازنگری جامع و منظم از فعالیت‌ها و عملکرد یک سازمان با استفاده از مدل تعالی سازمانیEFQM می باشد.

روش های خودارزیابی سازمان بر مبنای مدل تعالی سازمانیEFQM  شامل خود ارزیابی به روش پرسشنامهEFQM ،  کارگاهی ، پروفرما ، شبیه سازی جایزه و روش های تلفیقی خود ارزیابی می باشد در خودارزیابی نقاط قوت و فرصت های بهبود بصورت نظامند توسط پرسنل آموزش دیده  مشخص می نماید. در فرآیند خود ارزیابیEFQM ، سازمان تصویر خود را مشاهده می نماید.

  • چگونه نقاط قوت و فرصت های بهبود سازمان را شناسایی نماییم؟
  • روش های خود ارزیابیEFQM چه می باشند؟
  • کدام روش خودارزیابیEFQM برای سازمان ما مناسب تر می باشد؟

روش های خودارزیابی  EFQM

روش های خود ارزیابی که سازمان‌ها می‌توانند از آنها یا از ترکیبی از آنها برای ارزیابی عملکرد خود و دستیابی به نقاط قوت و فرصت های بهبود استفاده نمود، عبارتند از:

خودارزیابیEFQM با رویکرد پرسشنامه

انواع پرسشنامه های مورد استفاده جهت خودارزیابیEFQM :

  • پرسشنامه اختصاصی که با توجه به بخش های مختلف سازمان و معیارهای مدل تعالی سازمانی توسط تیم خود ارزیابی طراحی می گردد.
  • پرسشنامه استاندارد، با سوالاتی مشخص با توجه به معیارهای مدل تعالی سازمانی که توسطEFQM  پیشنهاد شده است.

مراحل پیاده سازی خودارزیابی

مزایای رویکرد خودارزیابیEFQM با روش پرسشنامه 

سرعت و سهولت در استفاده رویکرد پرسشنامه مشارکت بسیاری از افراد در سطوح سازمان در فرآیند خود ارزیابی پرسشنامه دریافت بازخوردها از بخش ها و سطوح مختلف سازمانی

خودارزیابیEFQM  با رویکرد کارگاهی

مزیت خودارزیابی با رویکرد کارگاهی ، مشارکت فعال مدیران و افراد کلیدی اجرا کننده خودارزیابیEFQM  می باشد اعضا تیم مدیریتی در فرآیند خود ارزیابی مسئول جمع‌آوری داده‌ها و ارائه شواهد جمع‌آوری‌شده در جلسه  می‌باشند. این کار آغازی برای دستیابی به اتفاق نظر در تیم خود ارزیابی می باشد. تجربه نشان داده است که حداقل دو نفر از کارکنان که به عنوان ارزیاب، کاملاً آموزش دیده باشند، برای تسهیل این فرآیند مورد نیاز هستند.

در حالت ایده آل، یکی از ارزیابان باید از واحدی باشد که مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و ارزیاب دیگر از سایر بخش‌های سازمان و یا سازمانی دیگر، مثلاً یک مشاور مدیریت در فرآیند خود ارزیابی باشد.

اجزای فرآیند رویکرد کارگاهی عبارتند از: آموزش، جمع‌آوری داده‌ها، کارگاه امتیازدهی تهیه برنامه های بهبود و بازنگری نحوه پیشرفت برنامه های اجرایی  .

مزایای رویکرد کارگاهی

  • روش عالی برای آشنایی  تیم مدیریت  به مدل تعالیEFQM و کسب تعهد در اجرای مدل تعالی سازمانیEFQM
  • فرصت تیم سازی برای تیم مدیریت بوجود می آید.
  • تعیین نقاط قوت و فرصت های بهبود با بحث و تبادل نظر بین اعضای تیم مدیریت
    توافق مدیران به خروجی های فرآیند خودارزیابیEFQM ، الویت بندی برنامه های بهبود و برنامه های اجرایی بهبود ها و احساس مسئولیت آنها.
  • از نقاط قوت و فرصت های بهبود  فهرستی بوجود آمده که باعث ایجاد برنامه های اجرایی می گردد.

 رویکرد فرآیند خودارزیابیEFQM  ، پروفرما

یکی از راه‌های کاهش حجم کار، در مقایسه با رویکرد شبیه‌سازی جایزه، رویکرد پروفورما می باشد. به عنوان مثال، یک صفحه برای هر یک از زیر معیارهای مدل تعالی سازمانیEFQM در نظر گرفته و توضیحات داده شده درباره اجزای زیر معیارها در بالای صفحه و نکات راهنما (زمینه های قابل بررسی)  به آن در زیر توضیحات مزبور درج گردد. بقیه صفحه به بخش‌هایی برای ذکر موارد نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود و شواهد عینی تقسیم می‌شود.

مستندات خود ارزیابی را می‌توان توسط افراد یا تیم هایی در درون سازمان فراهم نمود و توسط ارزیابان آموزش دیده مورد ارزیابی قرار داد و یا گروه مزبور می‌تواند فعالیت ارزیابی را بر اساس مسئولیت‌هایش انجام دهد.

برای بررسی نتایج خود ارزیابی می‌توان از گروه‌های خارج از سازمان نیز استفاده نمود. برای سازمان‌های بزرگتر که شامل چندین واحد هستند، می‌توان اطلاعات واحدهای مختلف را جمع‌آوری نموده و نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود مشترک را مشخص نمود.

مزایای رویکرد پروفرما

  • فرآیند جمع آوری اطلاعات ، مستنداتی مبتنی بر واقعیت فراهم می نماید.
  • رویکرد پروفورما نقاط قوت و فرصت های بهبود فهرست می نماید.
  • رویکرد پروفورما از لحاظ دقت ، نزدیک به روش شبیه سازی جایزه می باشد.
  • در رویکرد پروفرما بسیاری از افراد در سطوح و بخش های مختلف سازمان در فرآیند جمع آوری اطلاعات مشارکت می نمایند.
  • عموما خود ارزیابی با رویکرد پروفورما بصورت تلفیقی با روش کارگاهی اجراء می گردد.

رویکرد خودارزیابیEFQM با روش شبیه‌سازی جایزه

این رویکرد ارزیابی بر مبنای مدرکی با عنوان "اظهارنامه" می باشد. پس از تهیه اظهارنامه، یک گروه آموزش‌دیده از ارزیابان آن را مورد ارزیابی قرار می‌دهند. برای ارزیابی یک واحد می‌توان ارزیابان را از سایر بخش‌ها یا واحدهای فرعی سازمان بکار گیرد. اگر کل سازمان مشمول ارزیابی قرار می‌گیرد، می‌توان از برخی از ارزیابان خارجی نیز استفاده کرد امتیازدهی در رویکرد خود ارزیابی شبیه سازی جایزه بر اساس منطق رادار می باشد.

مزایای خودارزیابیEFQM با رویکرد شبیه سازی جایزه

  • رویکرد شبیه سازی جایزه  روشی سریع و موثر برای انعکاس عملکرد سازمان می باشد
  • رویکرد شبیه سازی جایزه  نقاط قوت و فرصت های بهبود سازمان را مشخص می نماید.
  • رویکرد شبیه سازی جایزه  امتیاز دقیق سازمان را مشخص می نماید
  • بازدید محل و ارائه گزارش بازخور ارزیابی توسط تیم ارزیاب ، دو گام دارای ارزش افزوده و سودمند می باشد
  • رویکرد شبیه سازی جایزه  یک فرصت عالی برای مشارکت و ارتباطات سازمانی در طی فرآیند جمع آوری اطلاعات ایجاد می نماید
  • رویکرد شبیه سازی جایزه یک راه آسان بمنظور مقایسه فرآیند ها و نتایج با بهترین های صنعت می باشد.

رویکرد تلفیقی خود ارزیابی

سازمان می تواند هر یک از رویکرد های خود ارزیابیEFQM  را بصورت تلفیقی استفاده نمایند. رویکرد پرسشنامه -کارگاهی  و رویکرد پروفرما کارگاهی مهمترین رویکرد های تلفیقی مورد استفاده در فرآیند خود ارزیابیEFQM می باشد.

جهت انتخاب مناسب ترین رویکرد خودارزیابیEFQM برای سازمان خود باید به نکات زیر توجه نمود:

  • وضعیت استقرار سیستم ها و مدل های مدیریتی در سازمان، در صورتی که سازمان موضوعات مدیریتی را به تازگی استقرار نموده است پیشنهاد می گردد روش خود ارزیابی پرسشنامه یا پرسشنامه کارگاه جهت خود ارزیابی استفاده گردد.
  • وضعیت  سطوح مشارکت کنندگان در فرآیند خودارزیابی نظیر رده مدیران یا تمامی کارکنان در فرآیند خودارزیابی EFQM
  • پس از انجام خودارزیابی تعالی سازمانی به یکی از روش های فوق ، گزارش خودارزیابی تعالی باید توسط ارزیابان تعالی آماده شود ، فرصت های بهبود شناسایی شده در فرآیند خودارزیابیEFQM الویت بندی شده و با توجه به صلاحدید مدیریت برنامه ریزی و اجراء می شود.